TRIVSEL · VIDEN & INDSIGT
Hvad skal en Early Stress Warning-mail indeholde?
En god advarselsmail skal støtte – ikke skræmme. Få en praktisk model for indhold med stresspolitik, enkle øvelser og tydelige interne og eksterne kontaktveje.
Af Steen Wæver Poulsen
Faglig forfatter · IPA Nordic
◷ 8 minutters læsetid
I denne artikel
- Mailen skal hjælpe medarbejderen videre
- Begynd med virksomhedens stresspolitik
- Giv plads til enkle første skridt
- Beskriv interne og eksterne kontakter tydeligt
- Fortrolighed og fakturering skal forklares korrekt
- Praktisk eksempel: En mail, der kan bruges med det samme
Kort fortalt
Medarbejderen modtager besked på sin private e-mail; virksomheden kan ikke se hvem.
Mailen kan udløses efter én kritisk måling eller to kritiske målinger i træk, afhængigt af opsætningen.
Virksomheden bestemmer indholdet: stresspolitik, øvelser og mulighed for fortrolig rådgivning.
Virksomheden får ikke adgang til oplysninger om, hvem der modtager en Early Stress Warning-mail.
Virksomheden bestemmer selv mailens indhold.
Mailen kan samle politik, øvelser og interne eller eksterne kontaktmuligheder.
Tidlige signaler er anledning til dialog og støtte – ikke en diagnose.
Oplevet stress kan udvikle sig forskelligt fra menneske til menneske.
Forebyggelse kræver både individuelle muligheder og ændringer i arbejdets rammer.
Early Stress Warning
I denne serie om trivels med Early Stress Warning
Skal vi tage en snak?
Se, hvordan PeopleSuite kan understøtte jeres HR-arbejde.
Vi tager gerne en uforpligtende snak.
1
Mailen skal hjælpe medarbejderen videre
Formålet med Early Stress Warning er at gøre det let for medarbejderen at få information og støtte på et relevant tidspunkt. Mailen bør derfor være kort, rolig og handlingsorienteret. Undgå alarmistiske emnelinjer og sætninger som ”Du har alvorlig stress”. PSS-10 giver et mål for oplevet stress, ikke en diagnose. Modtageren skal kunne forstå, hvorfor mailen sendes, og hvilke muligheder der findes.
2
Begynd med virksomhedens stresspolitik
Hvis virksomheden har en stresspolitik, bør mailen henvise til den konkrete og opdaterede politik. Det gør hjælpen forudsigelig og skaber sammenhæng mellem systemet og organisationens øvrige arbejde. En politik bør forklare, hvilke former for støtte arbejdspladsen tilbyder, hvem der kan kontaktes, og hvordan henvendelser bliver behandlet. Hvis politikken er uklar, er mailopsætningen en god anledning til at forbedre den.
3
Giv plads til enkle første skridt
En rolig vejrtrækningsøvelse, en kort pause eller forslag om at drøfte prioriteringer kan være hjælpsomme første skridt for nogle mennesker. De skal ikke præsenteres som behandling eller som erstatning for ændringer i belastende arbejdsforhold. Ved vedvarende eller alvorlige symptomer bør medarbejderen opfordres til at søge relevant sundhedsfaglig hjælp. Mailen kan tilbyde muligheder uden at påstå at vide, hvad den enkelte har brug for.
4
Beskriv interne og eksterne kontakter tydeligt
Virksomheden kan indsætte kontakt til eksempelvis HR, arbejdsmiljørepræsentant eller en anden betroet intern funktion. Den kan også tilbyde ekstern stressrådgivning. Hvis virksomheden allerede har en rådgiver, bør kontaktoplysninger og vilkår være klare. Hvis den mangler en aftale, kan IPA Nordic oplyse om rådgivere i PeopleSuite-partnernetværket. Selve rådgivningskontakten foregår uden for IPA Nordic.
5
Fortrolighed og fakturering skal forklares korrekt
Ved ekstern rådgivning har IPA Nordic oplyst, at kontakten sker direkte mellem medarbejderen og stresscoachen, og at coachen fakturerer virksomheden direkte uden at nævne medarbejderens navn. Det bør beskrives præcist og efterprøves med den enkelte udbyder. Faktureringen er ikke dokumentation for, at alle personoplysninger er anonyme i alle systemer. Klare aftaler om tavshed, databehandling og betalingsramme er afgørende.
6
Praktisk eksempel: En mail, der kan bruges med det samme
En tænkt virksomhed vælger en mail med fire tydelige dele: ”Her er vores stresspolitik”, ”Prøv en kort pause eller vejrtrækningsøvelse”, ”Kontakt vores interne arbejdsmiljøperson” og ”Her finder du fortrolig ekstern støtte”. Mailen indeholder ingen vurdering af medarbejderens helbred. Medarbejderen kan bruge den del, der føles relevant, uden at skulle forklare sin målescore for lederen.
NÆSTE SKRIDT
Gør tidlig stressforebyggelse til en naturlig del af jeres HR-arbejde
Med Early Stress Warning i PeopleSuite Staff kan I reagere på tidlige tegn på stress. Medarbejdere med kritiske måleresultater kan automatisk modtage en fortrolig besked på deres private e-mail med råd, øvelser og muligheder for hjælp.
I får en proaktiv løsning, der understøtter den enkelte medarbejder uden at afsløre modtagerens identitet over for virksomheden. Det styrker det forebyggende trivselsarbejde og bidrager til en organisation i balance.
Ofte stillede spørgsmål
Nej. Ved vedvarende problemer kræves relevant støtte og ofte ændringer i belastende arbejdsforhold.
Ja. Oplevet stress kan variere, og en score bør fortolkes med kontekst og uden at udlede en diagnose.
Nej. Arbejdsgiveren har fortsat ansvar for at forebygge arbejdsrelateret stress gennem arbejdets tilrettelæggelse og ledelse.
Det vil være i strid med løsningens fortrolige formål. Brug i stedet generel dialog og forsvarligt aggregerede indsigter.
Ja. virksomheden bestemmer selv, hvilket hjælpsomt indhold der skal stå i mailen.
Nej. PSS-10 er ikke et diagnostisk redskab og har ikke officielle kliniske grænseværdier.
Nej. Det er en mulighed blandt flere; indholdet bør afspejle virksomhedens faktiske hjælpetilbud.
