1. Hvorfor skal hjælp komme før problemet vokser?
2. Sådan fungerer den automatiske besked
3. Virksomheden bestemmer selv indholdet i mailen
4. Fortrolighed er en del af løsningen – også ved ekstern hjælp
5. Automatiske mails erstatter ikke ledelsesansvaret
6. Praktisk eksempel: En besked uden en personaleliste

Stressrelateret belastning bliver ikke altid synlig for en leder i tide. Nogle medarbejdere er tilbageholdende med at sige, at de har det svært. Andre bliver ved med at præstere, selvom de oplever betydeligt pres. Derfor kan det være værdifuldt at gøre hjælp let tilgængelig, uden at medarbejderen først skal fortælle sin leder om en personlig situation.

Early Stress Warning i PeopleSuite er udviklet til netop dette: at omsætte et kritisk signal fra en måling af oplevet stress til et konkret tilbud om hjælp. Funktionen er ikke et værktøj til at udpege eller kontrollere medarbejdere. Den er tænkt som støtte til den enkelte.

Early Stress Warning knytter sig til PeopleSuites måling af oplevet stress med PSS-10. Afhængigt af opsætningen kan en besked sendes, når en medarbejder har haft én kritisk måling eller to kritiske målinger i træk.

Mailen sendes automatisk fra PeopleSuite til medarbejderens private e-mailadresse. Hverken leder, HR eller andre i virksomheden kan se, hvem der har modtaget beskeden. Formålet er, at medarbejderen kan få hjælp uden at blive identificeret i en intern advarselsliste.

PSS-10 stammer fra forskning af Sheldon Cohen og kolleger. Metoden beskriver oplevet stress, men er ikke en diagnose. Cohens eget forskningslaboratorium understreger, at PSS ikke har officielle kliniske scoregrænser. Den kritiske score i Early Stress Warning skal derfor omtales som PeopleSuites anvendte handlingsgrænse – ikke som en diagnostisk grænse fastsat af Cohen.

Det er virksomheden, der formulerer, hvad medarbejderen skal modtage. Den bedste besked er kort, omsorgsfuld og konkret, og den gør det tydeligt, at mailen er et tilbud om hjælp – ikke en vurdering af medarbejderens arbejdsevne.

Indholdet kan eksempelvis være et direkte link til virksomhedens gældende stresspolitik, en kort vejledning til en enkel vejrtrækningsøvelse, oplysninger om intern hjælp hos HR eller leder og en fortrolig ekstern kontaktmulighed.

En hjælpsom mail skal være nem at handle på. Medarbejderen bør kunne se, hvilke muligheder der findes, og selv vælge næste skridt. For nogle er en øvelse og ro til refleksion relevant; andre har brug for en samtale eller professionel hjælp.

Virksomheden får ikke oplyst, hvem Early Stress Warning har sendt besked til. En medarbejder kan derfor vælge at søge hjælp, uden at virksomheden automatisk får kendskab til personens score eller mail.

Har virksomheden en fast ekstern stressrådgiver, kan mailen henvise til denne. Hvis ikke, kan IPA Nordic pege på rådgivere i PeopleSuite-partnernetværket. Kontakten mellem medarbejder og den eksterne rådgiver foregår uden for IPA Nordic. Rådgiveren fakturerer virksomheden direkte, uden at medarbejderens navn står på fakturaen.

Det er samtidig vigtigt at skelne mellem anonymiteten i virksomhedens advarselsfunktion og en fortrolig samtale med en konkret rådgiver: Når medarbejderen selv kontakter rådgiveren, ved denne naturligvis, hvem vedkommende taler med. Fortrolighed og ansvarlig håndtering af oplysninger skal være klare for alle parter.

Early Stress Warning kan gøre det lettere for medarbejderen at få støtte, men funktionen fortæller ikke HR eller ledelsen, hvilke konkrete arbejdsforhold der bør ændres. Derfor skal den indgå i virksomhedens samlede forebyggelse af stress.

Arbejdstilsynet anbefaler blandt andet tydelige rammer, indflydelse på arbejdet, dialog og en kendt stresspolitik. Organisationen bør derfor arbejde parallelt med de fælles belastninger, som kan undersøges gennem anonymiserede målinger, APV, dialog og et stærkt psykisk arbejdsmiljø.

Målet er ikke flere advarsler. Målet er, at medarbejdere kan få støtte tidligt, samtidig med at virksomheden tager ansvar for de forhold, der kan skabe belastning.

En virksomhed ønsker at tilbyde støtte til medarbejdere, som rapporterer vedvarende høj oplevet stress. Den vælger en opsætning med besked efter to kritiske målinger i træk. PeopleSuite sender en mail til medarbejderens private adresse med virksomhedens stresspolitik, en kort vejrtrækningsøvelse og direkte kontaktoplysninger til en ekstern rådgiver. HR får ikke en liste over modtagere. Samtidig arbejder virksomheden generelt med prioritering, forventningsafstemning og de belastninger, der kan identificeres på et forsvarligt, samlet niveau.