TRIVSEL · VIDEN & INDSIGT
Anonymitet og tillid: Kan man hjælpe medarbejdere uden at overvåge dem?
Fortrolighed er afgørende, når medarbejdere svarer på spørgsmål om oplevet stress. Early Stress Warning er indrettet til at hjælpe den enkelte uden at afsløre modtageren for virksomheden.
Af Steen Wæver Poulsen
Faglig forfatter · IPA Nordic
◷ 8 minutters læsetid
I denne artikel
- Hvorfor tillid kommer før teknologi
- Et personligt tilbud uden ledernotifikation
- Anonym for virksomheden er ikke det samme som ingen data
- Medarbejderen skal kende sine muligheder
- Virksomheden har fortsat et ansvar
- Praktisk eksempel: Spørgsmålet på personalemødet
Kort fortalt
Medarbejderen modtager besked på sin private e-mail; virksomheden kan ikke se hvem.
Mailen kan udløses efter én kritisk måling eller to kritiske målinger i træk, afhængigt af opsætningen.
Virksomheden bestemmer indholdet: stresspolitik, øvelser og mulighed for fortrolig rådgivning.
Virksomheden får ikke adgang til oplysninger om, hvem der modtager en Early Stress Warning-mail.
Virksomheden bestemmer selv mailens indhold.
Mailen kan samle politik, øvelser og interne eller eksterne kontaktmuligheder.
Tidlige signaler er anledning til dialog og støtte – ikke en diagnose.
Oplevet stress kan udvikle sig forskelligt fra menneske til menneske.
Forebyggelse kræver både individuelle muligheder og ændringer i arbejdets rammer.
Early Stress Warning
I denne serie om trivels med Early Stress Warning
Skal vi tage en snak?
Se, hvordan PeopleSuite kan understøtte jeres HR-arbejde.
Vi tager gerne en uforpligtende snak.
1
Hvorfor tillid kommer før teknologi
Hvis en medarbejder tror, at en stressmåling kan bruges til at identificere vedkommende over for en leder, kan det påvirke både deltagelse og svar. Derfor er information om formål og adgang lige så vigtig som spørgeskemaets kvalitet. Early Stress Warning bygger på, at medarbejderen kan få relevant information uden, at virksomheden får besked om, hvem der har fået en mail.
2
Et personligt tilbud uden ledernotifikation
PeopleSuite sender mailen til medarbejderens private e-mailadresse, når den valgte handlingsregel er opfyldt. Ifølge IPA Nordics beskrivelse kan ingen i virksomheden se, hvem der har modtaget den. Det gør en væsentlig forskel i relationen mellem en individuel stressoplevelse og virksomhedens ledelsesinformation. Løsningen bør omtales som en fortrolig kommunikationsvej – ikke som et system til at overvåge medarbejdere.
3
Anonym for virksomheden er ikke det samme som ingen data
Systemet må kunne koble en måling med den rette private mailadresse for at udsende beskeden. Det indebærer behandling af oplysninger, som kræver databeskyttelse og klare tekniske procedurer. En ansvarlig beskrivelse bør derfor ikke love, at der slet ikke eksisterer personhenførbare data. Den bør præcisere, hvem der ikke får adgang, hvad oplysningerne bruges til, og hvordan privatlivet beskyttes.
4
Medarbejderen skal kende sine muligheder
En fortrolig mail kan indeholde information om stresspolitik, enkle afspændings- eller vejrtrækningsøvelser, intern kontakt eller ekstern rådgivning. Medarbejderen bestemmer selv, hvad vedkommende vil bruge. Hvis den enkelte vælger at kontakte en leder eller ekstern rådgiver, er det en separat handling. Organisationen må ikke udlægge manglende henvendelse som tegn på, at der ikke er et problem.
5
Virksomheden har fortsat et ansvar
Fortrolig individuel støtte kan være værdifuld, men erstatter ikke arbejdsgiverens pligt til at forebygge arbejdsrelateret stress. Arbejdsmiljøarbejdet skal fortsat undersøge arbejdsbelastning, prioriteringer, støtte og andre organisatoriske forhold. Det kan ske gennem forsvarligt aggregerede målinger, dialog og arbejdspladsvurderinger uden at koble konkrete mails til navngivne medarbejdere.
6
Praktisk eksempel: Spørgsmålet på personalemødet
På et tænkt personalemøde spørger en medarbejder, om HR får en liste over de personer, der har modtaget en mail. HR svarer nej og forklarer forskellen mellem den private udsendelse og virksomhedens adgang til samlede resultater. HR gennemgår også formål, databehandling og hjælpemuligheder. Den åbne forklaring er med til at skabe mere tillid end en løs påstand om, at alt er anonymt.
NÆSTE SKRIDT
Gør tidlig stressforebyggelse til en naturlig del af jeres HR-arbejde
Med Early Stress Warning i PeopleSuite Staff kan I reagere på tidlige tegn på stress. Medarbejdere med kritiske måleresultater kan automatisk modtage en fortrolig besked på deres private e-mail med råd, øvelser og muligheder for hjælp.
I får en proaktiv løsning, der understøtter den enkelte medarbejder uden at afsløre modtagerens identitet over for virksomheden. Det styrker det forebyggende trivselsarbejde og bidrager til en organisation i balance.
Ofte stillede spørgsmål
Nej. Ved vedvarende problemer kræves relevant støtte og ofte ændringer i belastende arbejdsforhold.
Ja. Oplevet stress kan variere, og en score bør fortolkes med kontekst og uden at udlede en diagnose.
Nej. Arbejdsgiveren har fortsat ansvar for at forebygge arbejdsrelateret stress gennem arbejdets tilrettelæggelse og ledelse.
Det vil være i strid med løsningens fortrolige formål. Brug i stedet generel dialog og forsvarligt aggregerede indsigter.
Ja. virksomheden bestemmer selv, hvilket hjælpsomt indhold der skal stå i mailen.
Nej. PSS-10 er ikke et diagnostisk redskab og har ikke officielle kliniske grænseværdier.
Nej. Det er en mulighed blandt flere; indholdet bør afspejle virksomhedens faktiske hjælpetilbud.
