Databehandleraftale
Databehandleraftalei henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysningermellembrugeren af IPA PeopleSuiteogIPA Nordic ApSCVR 40700048Borgvold 38260 Viby Jherefter ”databehandleren”der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”Har aftalt følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder2. PræambelDisse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).I forbindelse med databehandlerens leveringen af services til den dataansvarlige behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelserDen dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.4. Databehandleren handler efter instruksDatabehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.5. FortrolighedDatabehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.6. BehandlingssikkerhedDatabeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:Pseudonymisering og kryptering af personoplysningerevne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenesterevne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelseen procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.7. Anvendelse af underdatabehandlereDatabehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 1 måneds varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationerEnhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisationoverlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjelandbehandle personoplysningerne i et tredjelandDen dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.9. Bistand til den dataansvarligeDatabehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registreredeoplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registreredeindsigtsrettenretten til berigtigelseretten til sletning (”retten til at blive glemt”)retten til begrænsning af behandlingunderretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandlingretten til dataportabilitetretten til indsigelseretten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profileringI tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed (Danmark: Datatilsynet), medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettighederden dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettighederden dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, (Danmark: Datatilsynet), inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.10. Underretning om brud på persondatasikkerhedenDatabehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal ske uden unødig forsinkelse og om muligt senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysningerde sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerhedende foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.11. Sletning og returnering af oplysningerVed ophør af levering af services vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.12. Revision, herunder inspektionDatabehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.13. Ikrafttræden og ophørBestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.Bestemmelserne er gældende, så længe databehandleren leverer services vedrørende behandling af personoplysninger. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af services vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.Hvis levering af services vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.Bilag A Oplysninger om behandlingen A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarligeFormålet med behandling af personoplysninger er afvikling af databehandlerens Tjeneste, som efter aftale stilles til rådighed for den dataansvarlige. I Tjenesten kan der på baggrund af de af den dataansvarlige indlagte oplysninger og brugernes besvarelse af spørgsmål udarbejdes personlighedsanalyser, teamleder, og rollestilsanalyser og variationer heraf.A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)Udarbejdelse af personlighedsanalyse og opbevaring af disse.Anvendelse af ikke-personhenførbare og anonymiserede oplysninger til statistik og forbedring af Tjenesten A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registreredeNavn, (potentiel) titel, fødselsdato, kontaktoplysninger (bl.a. e-mailadresse)Besvarelse af spørgsmål med henblik på personlighedsanalyse.PersonlighedsanalyseA.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registreredeDen dataansvarliges administratorerBrugere, som kan være ansatte hos den dataansvarlige eller kandidater til en stilling hos den dataansvarlige eller kandidater til en stilling hos en kunde hos den dataansvarlige.A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed Behandlingen af personoplysninger foretages så længe den dataansvarlige anvender databehandlerens tjeneste.Bilag B UnderdatabehandlereB.1. Godkendte underdatabehandlere Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlereskyPIM A/S 21396648 Boulevarden 19E7100 VejleHosting og teknisk drift af Tjenesten.Behandlingsland:Danmark, Tyskland.Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet. Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger C.1. Behandlingens genstand/instruksDatabehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:Databehandleren skal på baggrund af den dataansvarliges brug af den efter aftale mellem den dataansvarlige og databehandlere indgåede aftale, til rådighed stillede Tjeneste, indsamle oplysninger om den dataansvarlige eller den dataansvarliges brugere, når disse oplysninger indtastes i Tjenesten, og på den baggrund udarbejde personlighedsanalyser til brug for den dataansvarlige, ligesom disse skal opbevares af den dataansvarlige. C.2. BehandlingssikkerhedSikkerhedsniveauet skal afspejle:At, der ikke er tale om følsomme personoplysninger, men dog oplysninger, som af datasubjekterne, kan opfattes som havende en vis sensitivitet.Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige sikkerhedsniveau.Hvis den dataansvarlige ønsker andre eller yderligere sikkerhedsforanstaltninger gennemført, herunder hvor dette måtte være på baggrund af revision/inspektion, er den dataansvarlige ansvarlig for eventuelt yderligere omkostninger for databehandleren som dette måtte medføre.C.3 Bistand til den dataansvarligeHvor databehandleren yder den dataansvarlige bistand med opfyldelsen af den dataansvarliges forpligtelser, er databehandleren berettiget til at opkræve vederlag for sådant arbejde, med sin til enhver tid gældende timesats for dette. C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelandeHvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler. C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren/underdatabehandlereEfter anmodning fra den dataansvarlige skal databehandleren for den dataansvarliges regning indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens/underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.Der er enighed mellem parterne om, at følgende typer af revisionserklæring kan anvendes i overensstemmelse med disse Bestemmelser:ISAE 3000 revisionserklæring eller anden lignende erklæringstype.Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren/underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.Databehandlerens og underdatabehandlerens eventuelle udgifter i forbindelse med tilsyn af persondatabehandlingen hos databehandleren eller underdatabehandlere eller fysisk inspektion af databehandlerens eller underdatabehandlerens lokaliteter skal afholdes af den dataansvarlige.[1] Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelser skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
Betingelser
IPA VILKÅR & BETINGELSERDisse vilkår og betingelser gælder for IPA Nordic ApS’ (“IPA”) tjenester, der leveres til kunden.1. Brugsret1.1 Ved indgåelse af en aftale med IPA opnår kunden ret til at bruge IPAs tjeneste i den aftalte version (“tjenesten”) i overensstemmelse med disse vilkår og betingelser. Medmindre andet specifikt er aftalt, er kunden berettiget til at bruge tjenesten internt i sin virksomhed, herunder når kunden udfører rekrutteringsarbejde for tredjepart, forudsat at kunden kan give brugere uden for sin virksomhed, som er kandidater til ansættelse hos kunden eller hos en virksomhed, som kunden udfører rekrutteringsarbejde for, adgang til at bruge tjenesten i forbindelse med at besvare spørgsmål, jf. punkt 1.2.1.2 Kunden er berettiget til at bruge tjenesten som tilsigtet og kan give medarbejdere og andre (“kundens brugere”) adgang til tjenesten og relaterede analyser som leveret. Brugere kan være almindelige brugere, der besvarer spørgsmål til brug i tjenesten eller administratorer med adgang til cockpittet og forberedte analyser.1.3 Kundens administratorer skal være ansat i kundens virksomhed og skal til enhver tid være certificeret i brugen af de analyser, som kunden har adgang til via tjenesten. IPA tilbyder certificering i de analyser, der er omfattet af tjenesten, som angivet på IPAs hjemmeside eller på anden måde kommunikeret.2. Implementering2.1 IPA eller en af IPAs partnere implementerer tjenesten for kunden, hvilket betyder, at kunden kan tilgå tjenesten som aftalt på det aftalte tidspunkt.2.2 IPA eller IPAs partner er berettiget, i rimeligt omfang, til at ændre den aftalte implementeringstid, forudsat at sådanne ændringer kommunikeres til kunden.2.3 Kunden skal, i det relevante omfang, deltage i implementeringen, herunder ved at give IPA eller IPAs partner de nødvendige og korrekte oplysninger, der kræves til implementeringen, og give adgang til IT-ressourcer efter behov.3. Drift3.1 Tjenesten hostes og tilgås online af kunden. IPA vil bestræbe sig på at sikre, at tjenesten er tilgængelig for kunden til enhver tid, men garanterer ikke nogen specifik oppetid.3.2 Kunden er ansvarlig for at levere det udstyr, de applikationer og netværksforbindelser, der er nødvendige for at bruge tjenesten. På kundens anmodning vil IPA give oplysninger om eventuelle særlige specifikationer for udstyr, applikationer mv.3.3 IPA kan, uden ansvar, midlertidigt eller delvist suspendere kundens eller kundens brugeres adgang til tjenesten:a) hvis det er nødvendigt for vedligeholdelse, reparation eller opdatering af tjenesten. Sådan suspension vil, så vidt muligt, blive gennemført uden for normal arbejdstid og vil blive meddelt kunden på forhånd, dog kan det i visse situationer være nødvendigt at suspendere adgangen uden varsel, selv i normal arbejdstid.b) hvis der er grund til at tro, at kundens eller kundens brugeres adgang misbruges af tredjeparter. Genoprettelse af adgang kan kræve, at kundens brugeres brugernavne og/eller adgangskoder ændres.c) hvis kundens handlinger eller forhold, som kunden ellers er ansvarlig for, har forårsaget eller forventes at forårsage skade på tjenesten, herunder til andre kunder eller brugere af tjenesten, eller hvis tjenesten med rimelighed antages at blive brugt til ulovlige formål. Adgang til tjenesten vil blive genoprettet, når disse problemer er løst til IPAs tilfredshed.d) hvis kunden ikke opfylder certifikationskravet for administratorer, jf. punkt 1.3, og kravet ikke er opfyldt i 60 dage.e) hvis kunden er i betalingsmisligholdelse overfor IPA.3.4 Hvis IPA suspenderer adgang i henhold til punkt 3.3, vil IPA underrette kunden så snart som muligt, herunder om årsagen til suspensionen og hvornår og under hvilke betingelser adgang kan genoprettes. Sådan suspension udgør ikke et brud på aftalen og berettiger ikke kunden til refusion eller andre misligholdelsesmidler.3.5 Kunden er ansvarlig for at sikre backup af eventuelle data, der behandles i tjenesten. IPA kan, under en særskilt aftale, assistere kunden med at oprette backups og genoprette data fra backups. IPA er berettiget til vederlag for sådant arbejde baseret på IPAs gældende timepriser og eventuelle tredjepartskostnader.4. Brug af tjenesten4.1 Kunden er ansvarlig for at indtaste egne oplysninger i tjenesten og sikre at dataene er korrekte og gyldige. IPA er ikke ansvarlig for, om tjenesten og dens anvendelse er egnet til kundens formål. Dette ansvar ligger udelukkende hos kunden.4.2 IPA er ansvarlig for at sikre, at IPAs tjeneste overholder dansk lovgivning. Kunden er ansvarlig for at sikre, at dens brug af tjenesten, herunder databehandling, er lovlig og overholder alle lovkrav, herunder databeskyttelse, og for enhver brug af tjenesten under de brugernavne og adgangskoder, der er tildelt kunden og kundens brugere.4.3 Kunden og kundens brugere skal til enhver tid beskytte deres brugernavne og adgangskoder til tjenesten. Hvis kunden bliver opmærksom på eller mistænker misbrug af adgang eller at tredjeparter har erhvervet brugernavne eller adgangskoder, skal kunden straks underrette IPA.4.4 IPA er berettiget til at overvåge brugen af tjenesten og bruge oplysninger fra tjenesten i anonymiseret form til statistiske formål og vedligeholdelse af tjenesten.5. Ændringer af tjenesten5.1 IPA er berettiget til at foretage ændringer i tjenesten og dens design. IPA vil forsøge at give kunden besked om sådanne ændringer med mindst 30 dages varsel inden ændringerne træder i kraft, dog kan der i visse tilfælde være kortere varsel, f.eks. ved sikkerhedsrelaterede ændringer.5.2 Hvis IPA foretager væsentlige ændringer i tjenesten, således at den ikke længere kan betragtes som den samme tjeneste (f.eks. hvis fundamentale eller ofte anvendte funktioner fjernes), kan kunden opsige aftalen med 30 dages varsel og vil modtage en forholdsmæssig refusion af eventuelle forudbetalte gebyrer for perioden efter opsigelsen.6. Andre konsulenttjenester6.1 IPA leverer konsulenttjenester ud over implementering, som separat aftalt. Konsulenttjenester leveres i henhold til god praksis uden resultatansvar, og kunden er ansvarlig for at sikre, at tjenesten er egnet til dens formål.6.2 Sådanne konsulenttjenester betragtes som leveret, når IPA bekræfter afslutningen, eller når kunden begynder at bruge resultaterne.7. Priser og betaling7.1 Kunden betaler for adgang til tjenesten for en tolvmåneders periode forud fra implementeringsdatoen, medmindre andet er aftalt.7.2 Implementeringstjenester faktureres af IPA eller IPAs partner ved levering. Certificeringstjenester kan faktureres ved kundens bestilling. Andre konsulenttjenester faktureres ved levering eller månedligt bagud.7.3 IPAs fakturaer er forfaldne til betaling 14 dage efter udstedelse. Sen betaling påløber renter på 2% per måned.7.4 Eventuelt aftalte nedsatte priser gælder for 12 måneder fra aftaletidspunktet, hvorefter IPAs standard prisliste gælder.7.5 IPA kan justere sin prisliste én gang om året i henhold til nettoprisindekset og desuden på grund af lovændringer eller ændringer i tredjepartsprodukter, der kræves til leveringen. IPA vil give mindst 30 dages varsel om sådanne ændringer.8. Intellektuelle ejendomsrettigheder8.1 IPA ejer og bevarer alle ejendoms- og intellektuelle ejendomsrettigheder, herunder ophavsret, til tjenesten og relaterede materialer, såsom manualer og vejledninger. Tjenesten og relaterede materialer kan indeholde elementer eller komponenter, hvortil tredjeparter har intellektuelle ejendomsrettigheder. I sådanne tilfælde har IPA de nødvendige rettigheder til at stille tjenesten og relaterede materialer til rådighed for kunden.8.2 Kunden opnår på baggrund af aftalen, jf. punkt 1, og i dens løbetid en brugsret til tjenesten og relaterede materialer, som stillet til rådighed af IPA til de tilsigtede formål. Kunden erhverver ingen rettigheder ud over den angivne brugsret til processer eller lignende elementer, der er inkluderet i tjenesten.8.3 Kunden opnår en ubegrænset brugsret til materialer, der produceres via tjenesten baseret på kundens data og brug af tjenesten. Dette inkluderer retten til at ændre og reproducere sådanne materialer.8.4 Kunden beholder ejerskab og intellektuelle ejendomsrettigheder til data indtastet i tjenesten. Kunden giver IPA en ikke-eksklusiv, royalty-fri ret til at benytte sådanne data til opfyldelse af aftalen.8.5 For konsulenttjenester, inklusive deres resultater, leveret af IPA til kunden, beholder IPA ejerskab og intellektuelle ejendomsrettigheder med respekt for kundens rettigheder og fortrolighed. Kunden bliver tildelt en brugsret under aftalen til at anvende konsulenttjenesterne og -resultaterne internt i sin virksomhed.9. Fortrolighed9.1 Hver part skal opretholde fortroligheden af den anden parts interne oplysninger, herunder forretningshemmeligheder og aftaler, og må ikke bruge eller videregive sådanne oplysninger til andre formål end tilsigtet i forbindelse med levering af oplysninger uden forudgående samtykke. IPA opretholder også fortroligheden af personoplysninger indtastet i tjenesten af kunden som beskrevet i databehandleraftalen mellem parterne.9.2 Uanset punkt 9.1 kan IPA videregive kundens oplysninger, herunder interne oplysninger, til IPAs underleverandører, når dette er nødvendigt for levering af IPAs tjenester, forudsat at sådanne underleverandører er bundet af tilsvarende fortrolighedsforpligtelser. Parterne er også berettigede til at videregive oplysninger, hvis det kræves ved domstolsordre eller en gyldig myndighedsanmodning.9.3 Fortrolighedsforpligtelser gælder ikke for oplysninger, der er offentligt tilgængelige, modtaget fra tredjeparter uden fortrolighedsforpligtelser, opnået uafhængigt uden brug af den anden parts oplysninger eller udviklet uafhængigt.9.4 Fortrolighedsbestemmelserne i dette punkt er gældende i 5 år efter aftalens ophør, uanset årsagen til ophøret.10. Databehandling10.1 IPA behandler personoplysninger i tjenesten, herunder data indtastet af kunden. Persondatabehandling er reguleret i databehandleraftalen mellem kunden og IPA.11. Misligholdelse11.1 Hvis kunden ønsker at gøre mangler i IPAs tjenester gældende, skal dette ske straks, og for konsulent- eller implementeringstjenester senest 30 dage efter levering. IPA er altid berettiget til at foretage omlevering.11.2 Hvis en part væsentligt misligholder aftalen, og misligholdelsen ikke er afhjulpet inden 30 dage efter meddelelse fra den ikke-misligholdende part, er den ikke-misligholdende part berettiget til at opsige aftalen skriftligt.12. Ansvar12.1 Parterne er ansvarlige over for hinanden i henhold til dansk lovgivning med følgende begrænsninger.12.2 IPAs samlede ansvar overfor kunden må aldrig overstige de gebyrer, kunden har betalt til IPA for tjenesten inden for de 6 måneder forud for kravet. IPA er aldrig ansvarlig for indirekte tab, herunder men ikke begrænset til tabt fortjeneste, tabte indtægter, forventede besparelser eller tab af goodwill.12.3 Begrænsningen i punkt 12.2 gælder ikke i tilfælde af grov uagtsomhed eller forsæt.13. Force Majeure13.1 Ingen af parterne er ansvarlige for opfyldelse af forpligtelser under aftalen, hvis ikke-opfyldelse skyldes force majeure, defineret som omstændigheder uden for partens rimelige kontrol, herunder force majeure hos underleverandør, som parten ikke kunne have forudset ved aftalens indgåelse. Hvis en force majeure-situation varer længere end 30 dage, kan den ikke-berørte part opsige aftalen uden varsel.14. Ophør af aftalen14.1 Kunden kan til enhver tid opsige aftalen med 12 måneders varsel til udgangen af en kalender måned. Opsigelse kan ikke ske før 12 måneder, således at den samlede minimumsperiode er 24 måneder. IPA kan opsige aftalen med mindst 12 måneders varsel til udgangen af en kalender måned.14.2 Forudbetalte gebyrer refunderes ikke ved kundens opsigelse. Hvis IPA opsiger aftalen, foretages en forholdsmæssig tilbagebetaling af forudbetalte gebyrer, der svarer til perioden efter opsigelsen.15. Overførsel af data til kunden15.1 Efter kundens anmodning hjælper IPA med at overføre alle kundedata i tjenesten til kunden eller en udpeget tredjepart i et almindeligt anvendt format, forudsat at kunden anmoder om dette senest ved aftalens ophør.15.2 IPA kan opkræve betaling for den tid, der er brugt til at assistere med dataoverførslen i henhold til IPAs nuværende timepriser og omkostninger. IPA kan også kræve, at eventuelle udestående betalinger og et rimeligt forskud for assistance betales.16. Markedsføring16.1 IPA er berettiget til at bruge kundens navn og varemærke som reference i generelle fysiske og/eller digitale markedsføringsmaterialer.16.2 Hvis IPA ønsker at henvise potentielle kunder til at kontakte kunden for referenceopkald eller -møder, skal dette aftales separat.17. Underleverandører17.1 IPA kan bruge underleverandører for at opfylde sine forpligtelser overfor kunden. IPA er ansvarlig for underleverandørers tjenester, som var det IPAs egne. Underleverandører skal opretholde fortroligheden af kundens oplysninger, jf. punkt 9.1.18. Overdragelse18.1 Ingen af parterne må overdrage deres rettigheder eller forpligtelser under aftalen til tredjeparter uden den anden parts skriftlige samtykke. Sådant samtykke må ikke urimeligt tilbageholdes. IPA kan dog overdrage rettigheder og forpligtelser i forbindelse med et fuldstændigt eller delvist salg eller virksomhedsrestrukturering.19. Ændringer19.1 Aftalen kan kun ændres af parterne gennem skriftlig aftale, medmindre andet er angivet i aftalen.20. Tvistbilæggelse20.1 I tilfælde af en tvist, der opstår ud fra aftalen, skal parterne forsøge at løse det i mindelighed. Hvis det ikke løses inden for rimelig tid, kan begge parter indbringe tvisten for de almindelige danske domstole med IPAs værneting som mødested.20.2 Aftalen er underlagt dansk lovgivning, eksklusive danske internationalprivatretlige regler.
Datasikkerhed og etik
Datasikkerhed og etik i brugen af IPA Nordic personlighedsanalyser– information for testdeltagereIPA Nordic og de personer, der bruger vores analyser, forpligter sig til at overholde en række regler og retningslinjer vedrørende behandling af personoplysninger og etik i brugen af arbejdsrelaterede personlighedsanalyser. Som testtager har du ifølge loven om behandling af personoplysninger blandt andet følgende rettigheder:Dit analyseresultat skal holdes fortroligt og må kun videregives med dit samtykke.Dit analyseresultat må ikke gemmes ud over en fastsat periode.Du har til enhver tid ret til at kræve, at dine analyseresultater anonymiseres.IPA Nordic har i samarbejde med en række andre vurderingsudbydere og interesseorganisationer etableret et sæt kvalitetskrav vedrørende professionel personlig vurdering i offentlige og private virksomheder. Disse kvalitetskrav inkorporerer Dansk Psykolog Forenings etiske retningslinjer for brugen af personlighedsanalyser i erhvervslivet og vedrører både kvaliteten af vurderingsværktøjet selv samt retfærdighed i forbindelse med feedback og tolkning/brug af dine analyseresultater.For eksempel er det fastsat, at:Du skal have eksplicit kendskab til indholdet af, hvad der rapporteres, og hvordan det rapporteres fra vurderingsprocessen.Du skal informeres om konsekvenserne af at fravælge vurderingen, før du beslutter, om du vil tage den.Analyseresultatet skal betragtes som et sæt hypoteser, der danner grundlag for videre dialog, og beslutninger eller rådgivning må aldrig baseres udelukkende på analyseresultatet.Den person, der giver feedback på analysen, skal kommunikere med respekt for dig og eventuelle andre involverede parter.Mundtlig og skriftlig rapportering af analyseresultater og indholdet af feedbacksamtalen må kun omfatte information, der er relevant for det formål, du er blevet vurderet for.Der skal være sammenhæng mellem valget af analyse og formålet med testen, og den person, der administrerer testen, skal have indgående kendskab til testen, herunder opmærksomhed på dens styrker og svagheder.Der skal foreligge dokumentation for gyldigheden af den anvendte analyse, og dine testresultater skal evalueres på baggrund af sammenligning med testresultater fra en relevant gruppe.Alle personer, der er autoriseret til at bruge IPA Nordics personlighedsanalyse, er trænet og eksamineret i brugen af testene af IPA Nordic og har opnået deres autorisation på betingelse af, at de ovennævnte retningslinjer følges. Hvad angår krav til kvaliteten af testværktøjet, gennemfører IPA Nordic løbende validering og dokumentation af testen gyldighed og leverer kontinuerligt et opdateret grundlag for sammenligning af individuelle testresultater. Kvaliteten af testværktøjet på disse områder er af gensidig interesse for både dig og personen, der tester dig: høj kvalitet modvirker fejlagtige tolkninger og tilfældigheder i vurderingen af dine testresultater.Du kan blive bekendt med den komplette ordlyd af loven om behandling af personoplysninger og de kvalitetskrav til personlig vurdering, som IPA Nordic følger, ved at følge nedenstående links. Hvis du fortsætter med at læse på denne side, vil IPA Nordic uddybe aspekter vedrørende fortrolighed og opbevaring af dine testbesvarelser samt forsøge at afklare nogle af de spørgsmål, du som testdeltager måtte have i forbindelse med betingelserne for din testning.Datatilsynet (her finder du "loven om behandling af personoplysninger")www.personvurdering.dk(etiske retningslinjer og kvalitetskrav)Hvor længe gemmes information om mig?Dit navn og dine kontaktoplysninger bliver automatisk slettet fra systemets database 6 måneder efter din login. Herefter vil virksomheden, der tester dig, ikke have mulighed for at hente dig eller dine testresultater igen i systemet. Hvis virksomheden printer rapporter og opbevarer dem til senere brug, skal personen ansvarlig for testningen oplyse dig, hvor længe disse papirer opbevares, før de destrueres. Da testresultater har begrænset gyldighed, vil der sjældent være begrundelse for at opbevare dem længere end 6 måneder. Bemærk også, at du til enhver tid har ret til at få dine testresultater slettet, uanset om de er i papir- eller elektronisk form. Hvis du ønsker at få dine testresultater slettet, skal du kontakte den person, der har testet dig.Hvem har adgang til mine testresultater?Den eneste person, der automatisk har adgang til dine personlige testresultater i systemet, er den person, der tester dig og har sendt dig et testlink via e-mail.Systemet tillader denne person at give en eller flere andre brugere adgang til dine testresultater, for eksempel hvis testprocessen foregår i samarbejde mellem flere personer, eller hvis denne person ikke har mulighed for at give feedback og skal overdrage opgaven til en kollega. Reglerne for opbevaring og fortrolighed er de samme for printede rapporter fra systemet som for elektroniske data. Adgang skal begrænses til betroet personale, og dine testresultater skal opbevares sikkert under lås.Fortroligheden af dine testresultater – dvs. hvilke personer/firmaer der har adgang til dine testresultater, hvilke personer informeres om dem, og i hvilket omfang – skal i alle tilfælde specificeres over for dig af den person, der er ansvarlig for din testning. Enhver efterfølgende videregivelse af information om dig til personer eller virksomheder, der ikke oprindeligt er specificeret over for dig, kan kun ske med dit forudgående samtykke.De person(er) og firma(er), der er ansvarlige for din testning og feedback, er ansvarlige for at sikre, at lovgivningen vedrørende fortrolighed og opbevaring overholdes i relation til autoriseret adgang og print af testresultater. Overtrædelser vil have konsekvenser for testbrugerens ret til at anvende IPA Nordics personlighedstests og kan rapporteres til Datatilsynet.Hvordan sikres elektronisk adgang til mine testresultater?Det er IPA Nordics ansvar at implementere sikkerhedsforanstaltninger til at sikre adgang til data vedrørende elektronisk opbevaring i vores datasystem. IPA Nordic skal sikre, at kun autoriserede personer kan få adgang til systemet, og at kommunikationen mellem din computer og systemets server ikke kan opsnappes af tredjepart. Systemet er sikret i alle faser med adgangskoder, der sikrer fuld kontrol over, hvem der har adgang til hvad og i hvilket omfang.Som en ekstra sikkerhedsforanstaltning er al kommunikation mellem systemet og din computer krypteret. Krypteringen sker ved hjælp af den såkaldte SSL (Secure Socket Layer), symboliseret med en lille hængelås i nederste højre hjørne af browseren. SSL-krypteringen sikrer, at de data, der sendes mellem din computer og IPA Nordics server, er meningsløse for enhver, der måtte opsnappe denne kommunikation undervejs. Det sikrer også, at de beskeder du modtager fra vores server ikke stammer fra en tredjepart. Du kan derfor være sikker på, at du faktisk er logget ind på IPA Nordics hjemmeside, og at dine data ikke ender et andet sted.SSL-kryptering findes i forskellige styrker. IPA Nordic anvender en krypteringsstyrke (256-bit), der i øjeblikket anses for praktisk talt ubrydelig. Hvis du bruger en meget gammel browser-version, understøtter den muligvis kun en svagere krypteringsstandard (128-bit), der dog også opfylder Datatilsynets krav for den type data, der behandles i dette system. Men hvis du har en ældre browser-version, bør du overveje at opgradere til en nyere version, da et højere sikkerhedsniveau også vil gavne dig i andre sammenhænge.Jeg skal give samtykke til, at mine svar medtages i IPA Nordics statistikker. Hvad vil IPA Nordic bruge dette til, og hvilke oplysninger indgår i statistikken?Når du gennemfører en test, bliver dine svar overført til IPA Nordics statistiske database. Alle svar, du giver i forbindelse med testen – undtagen dit navn, brugernavn, adgangskode og kontaktoplysninger – gemmes i denne database. Dette inkluderer køn, alder, uddannelsesniveau, jobtitel (valgfrit), jobniveau osv. Disse data bruges til at etablere gennemsnit for forskellige befolkningsgrupper og er nødvendige for vores arbejde med at sikre testernes kvalitet og deres videre udvikling. Det er ikke muligt at identificere dig personligt i denne database, og det er kun tilgængeligt for de personer hos IPA Nordic, der arbejder med at sikre de statistiske kvalitet af testene. Da dataene kun findes i anonymiseret form i denne database, er det ikke muligt at specificere sletning af svar for en identificeret person, og i modsætning til dine personlige testersvar kan vi ikke trække dine testsvar tilbage fra vores statistikker, når testen er gennemført.Vi håber, at du har fundet svar på de spørgsmål, du måtte have om betingelserne for testning eller beskyttelse af dine testsvar, og føler dig tryg ved at bruge vores system. Hvis du har yderligere spørgsmål vedrørende datasikkerhed, fortrolighed eller etik, er du velkommen til at kontakte IPA Nordic direkte. Du kan kontakte dem via e-mailadressen steen @ ipanordic.dk
