Dataarbejderaftale
Controlleraftale ifølge artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger mellem brugeren af IPA People Suite og IPA Nordic ApS CVR 40700048 Borgvold 3 8260 Viby J herefter ”databehandleren” som hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne” Har aftalt følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder 2. Præambel Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen). I forbindelse med databehandlerens levering af tjenester til den dataansvarlige behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning. 3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage. 4. Databehandleren handler efter instruks Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. 5. Fortrolighed Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt. 6. Behandlingssikkerhed Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici. Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte: Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32. Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C. 7. Anvendelse af underdatabehandlere Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler). Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 1 måneds varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren. 8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser: overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland behandle personoplysningerne i et tredjeland Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V. 9. Bistand til den dataansvarlige Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III. Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af: oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede indsigtsretten retten til berigtigelse retten til sletning (”retten til at blive glemt”) retten til begrænsning af behandling underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling retten til dataportabilitet retten til indsigelse retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med: den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed (Danmark: Datatilsynet), medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse) den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, (Danmark: Datatilsynet), inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen. 10. Underretning om brud på persondatasikkerheden Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal ske uden unødig forsinkelse og om muligt senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed: karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed. 11. Sletning og returnering af oplysninger Ved ophør af levering af services vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. 12. Revision, herunder inspektion Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation. 13. Ikrafttræden og ophør Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil. Bestemmelserne er gældende, så længe databehandleren leverer services vedrørende behandling af personoplysninger. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af services vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne. Hvis levering af services vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter. Bilag A Oplysninger om behandlingen A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige Formålet med behandling af personoplysninger er afvikling af databehandlerens Tjeneste, som efter aftale stilles til rådighed for den dataansvarlige. I Tjenesten kan der på baggrund af de af den dataansvarlige indlagte oplysninger og brugernes besvarelse af spørgsmål udarbejdes personlighedsanalyser, teamleder, og rollestilsanalyser og variationer heraf. A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen) Udarbejdelse af personlighedsanalyse og opbevaring af disse. Anvendelse af ikke-personhenførbare og anonymiserede oplysninger til statistik og forbedring af Tjenesten A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede Navn, (potentiel) titel, fødselsdato, kontaktoplysninger (bl.a. e-mailadresse) Besvarelse af spørgsmål med henblik på personlighedsanalyse. Personlighedsanalyse A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede Den dataansvarliges administratorer Brugere, som kan være ansatte hos den dataansvarlige eller kandidater til en stilling hos den dataansvarlige eller kandidater til en stilling hos en kunde hos den dataansvarlige. A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed Behandlingen af personoplysninger foretages så længe den dataansvarlige anvender databehandlerens tjeneste. Bilag B Underdatabehandlere B.1. Godkendte underdatabehandlere Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere NAVN CVR ADRESSE BESKRIVELSE AF BEHANDLING skyPIM A/S 21396648 Boulevarden 19E 7100 Vejle Hosting og teknisk drift af Tjenesten. Behandlingsland: Danmark, Tyskland. Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet. Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger C.1. Behandlingens genstand/instruks Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende: Databehandleren skal på baggrund af den dataansvarliges brug af den efter aftale mellem den dataansvarlige og databehandlere indgåede aftale, til rådighed stillede Tjeneste, indsamle oplysninger om den dataansvarlige eller den dataansvarliges brugere, når disse oplysninger indtastes i Tjenesten, og på den baggrund udarbejde personlighedsanalyser til brug for den dataansvarlige, ligesom disse skal opbevares af den dataansvarlige. C.2. Behandlingssikkerhed Sikkerhedsniveauet skal afspejle: At, der ikke er tale om følsomme personoplysninger, men dog oplysninger, som af datasubjekterne, kan opfattes som havende en vis sensitivitet. Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige sikkerhedsniveau. Hvis den dataansvarlige ønsker andre eller yderligere sikkerhedsforanstaltninger gennemført, herunder hvor dette måtte være på baggrund af revision/inspektion, er den dataansvarlige ansvarlig for eventuelt yderligere omkostninger for databehandleren som dette måtte medføre. C.3 Bistand til den dataansvarlige Hvor databehandleren yder den dataansvarlige bistand med opfyldelsen af den dataansvarliges forpligtelser, er databehandleren berettiget til at opkræve vederlag for sådant arbejde, med sin til enhver tid gældende timesats for dette. C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler. C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren/underdatabehandlere Efter anmodning fra den dataansvarlige skal databehandleren for den dataansvarliges regning indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens/underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Der er enighed mellem parterne om, at følgende typer af revisionserklæring kan anvendes i overensstemmelse med disse Bestemmelser: ISAE 3000 revisionserklæring eller anden lignende erklæringstype. Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren/underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt. Databehandlerens og underdatabehandlerens eventuelle udgifter i forbindelse med tilsyn af persondatabehandlingen hos databehandleren eller underdatabehandlere eller fysisk inspektion af databehandlerens eller underdatabehandlerens lokaliteter skal afholdes af den dataansvarlige.
Terms and Conditions
IPA'S TERMS The following terms apply in relation to IPA Nordic ApS ('IPA') services to the Customer. 1. Right of Use 1.1 By entering into an agreement with IPA, the Customer obtains the right of use in accordance with these terms to utilize IPA's service in the agreed-upon version ('Service'). The Customer is entitled—unless otherwise specifically agreed—to use the Service internally within its company, including in situations where the Customer carries out recruitment activities for third parties, as the Customer may give users outside its company, who are candidates for employment in the Customer's business or the business for which the Customer is conducting recruitment, access to the Service in connection with answering questions, cf. section 1.2. 1.2 The Customer is entitled to utilize the Service as presumed and is thereby entitled to provide employees and others ('Customer's Users') access to utilize the Service and related analyses as presumed. Users can be regular users who answer questions for use in the Service or administrators who have access to the cockpit and prepared analyses. 1.3 The Customer's administrators must be employed within the Customer's company and must at all times be certified in the use of the analyses that the Customer has access to via the Service. IPA offers certification in the analyses covered by the Service as indicated on IPA's website or as otherwise informed. 2. Implementation 2.1 IPA or one of IPA's partners performs the implementation of the Service for Customer's use, whereby the Customer can access the Service as agreed upon at the agreed time. 2.2 IPA or IPA's partner is entitled, to a reasonable extent, to make changes to the agreed time for implementation, provided such changes are notified to the Customer. 2.3 The Customer must participate, to the relevant extent, in the implementation, including providing IPA or IPA's partner with necessary and correct information for the implementation and to the necessary extent granting access to IT resources. 3. Operation 3.1 The Service is executed and accessed by the customer online. IPA will strive to keep the Service available to the customer at all times but does not guarantee a specific uptime. 3.2 The Customer is responsible for providing the necessary equipment, applications, and network connections for the use of the Service. IPA informs the Customer of any special specifications for equipment, applications, etc., upon request. 3.3 Access to the Service by the Customer or Customer's Users can be entirely or partially interrupted by IPA without liability: a) if it is necessary to perform maintenance, repair, or updates of the Service. Such interruption of access to the Service is attempted outside regular working hours and will, as much as possible, be notified to the customer as soon as possible, although it may be necessary to interrupt access to the Service without notice, even during regular working hours. b) if there is reason to believe that the usage of the Service by the Customer or Customer's Users is being misused by a third party. Restoration of access can be conditioned on changes to Customer's Users' usernames and/or passwords. c) if actions by the Customer or circumstances the Customer is otherwise responsible for have or are expected to cause damage to the Service, including in relation to other customers or users of the Service, or the Service by IPA reasonably is assumed to be used for illegal purposes. Access to the Service will be restored when such conditions have been clarified to IPA's satisfaction. d) if the Customer fails to comply with the certification requirement for administrators, cf. section 1.3, and the certification requirement has not been fulfilled for 60 days. e) if the Customer defaults on payment to IPA. 3.4 In the event that IPA interrupts the Customer's or Customer's Users' access to the Service, cf. section 3.3, IPA will inform the Customer as soon as possible about this, the reasons for the interruption, and when and under what conditions access to the Service can be restored. Such an interruption does not constitute a breach of the Agreement and does not entitle the Customer to a refund of fees or other claims. 3.5 The Customer is responsible for securing backup of data processed for the Customer in the Service. IPA assists the Customer in creating backups upon separate agreement and assists the Customer with loading data from backups. IPA is entitled to compensation for such work based on IPA's current hourly rates and any costs to third parties. 4. Use of Service 4.1 The Customer is responsible for entering their own data into the Service and ensuring that such data is correct and valid. IPA is not responsible for whether the Service or its use is suitable for the Customer's intended use. This is solely the Customer's responsibility. 4.2 IPA is responsible for ensuring that IPA's service complies with the laws of Denmark. The Customer is responsible for ensuring that its use of the Service, including data processing, is lawful and that all legal requirements in connection with the Customer's use of the Service are met, including in relation to personal data management, as well as any use of the Service with associated usernames and passwords provided to the Customer and Customer's Users. 4.3 The Customer and Customer's Users must always protect their usernames and passwords for the Service. If the Customer becomes aware of or suspects that the access to the Service by the Customer or Customer's Users is being misused, or that a third party is in possession of the usernames and passwords of the Customer or Customer's Users, the Customer must immediately inform IPA. 4.4 IPA is entitled to monitor the use of the Service and use any information within the Service in an anonymous form for the creation of statistics and for Service maintenance. 5. Changes to Service 5.1 IPA is entitled to make changes to the Service and its design. IPA will always strive to inform the Customer of such change with at least 30 days' notice before changes take effect, though in certain cases such notice may not be upheld, including if the notice should be shorter due to security reasons. 5.2 If IPA makes such significant changes to the Service that it can no longer be considered the same service, for example, if fundamental or frequently used functions by the Customer are removed and do not only require a change in usage pattern, the Customer is entitled to terminate the agreement with 30 days' notice and will in such cases receive a proportional refund of any prepaid fees for use of the Service for the period after termination. 6. Other Consultancy Services 6.1 IPA provides consultancy services to the Customer, in addition to implementation services, cf. section 2, as separately agreed. Consultancy services are provided by IPA in accordance with good practice without result responsibility, and the Customer is responsible for ensuring that the consultancy service is suitable for the Customer's intended use. 6.2 Such other consultancy services are considered delivered when IPA informs that the consultancy services are completed as agreed upon or when the Customer begins to use the results of the consultancy service. 7. Prices and Payment 7.1 The Customer pays for access to the Service for a twelve-month period in advance from the time of implementation, unless otherwise specifically agreed. 7.2 Implementation services are invoiced by IPA or IPA's partner upon delivery. Certification services can be invoiced by IPA upon the Customer's order. IPA's other consultancy services are invoiced upon delivery or monthly in arrears. 7.3 IPA's issued invoices are due within 14 days after issuance. In case of late payment, IPA is entitled to charge a default interest of 2% per commenced month. 7.4 IPA maintains any agreed reduced prices for 12 months from the agreement date. After this, list prices as stated in IPA's current price list apply. 7.5 IPA is entitled to change its list prices annually with at least the change in the net price index. Additionally, IPA can change its list prices if such change is due to legal changes, as well as IPA is entitled to change its list prices when such change is due to altered prices for third-party applications or products necessary for the delivery of IPA's service. IPA will notify of any such changes in prices with at least 30 days' notice. 8. Intellectual Property Rights 8.1 IPA holds and retains ownership and all intellectual property rights, including copyrights to the Service and other materials linked to the Service, such as manuals and guides. The Service and other associated materials may contain elements and components for which third parties hold the intellectual property rights. IPA has the necessary rights to make the Service and its associated materials available to the Customer. 8.2 Based on the agreement, cf. section 1, and during its term, the Customer obtains the right of use to the Service and its associated materials as provided by IPA and for the intended purposes. The Customer obtains no rights other than the specified right of use to processes or similar included in the Service. 8.3 The Customer obtains a perpetual right of use to materials produced through the Service based on Customer's data and use of the Service. The Customer is entitled to make changes and reproductions of such material. 8.4 The Customer retains ownership and intellectual property rights associated with data entered into the Service. The Customer grants IPA a non-exclusive, royalty-free right of use to such data for fulfilling the Agreement. 8.5 Regarding consultancy services, including the results thereof delivered by IPA to the Customer, IPA retains ownership and intellectual property rights, respecting Customer's rights and confidentiality. The Customer is granted a right of use during the term of the Agreement to utilize the consultancy services and results thereof for internal use within the Customer's company. 9. Confidentiality 9.1 Each Party must keep the other Party's internal information confidential, including business secrets and agreements between the parties, and must not use or disclose such information for any other purpose than intended in connection with the information provided without the other Party's prior consent. IPA also keeps confidential personal data entered into the Service by the Customer as described in the data processing agreement entered into by the parties. 9.2 Notwithstanding section 9.1, IPA is entitled to hand over Customer's information, including internal information, to IPA's subcontractors to the extent necessary for the delivery of IPA's services to the Customer, provided such subcontractors are subject to equivalent confidentiality. The Parties are also entitled to disclose the other Party's information otherwise subject to confidentiality if this follows a court decision or valid request from an authority. 9.3 The confidentiality provisions of this section 9 do not apply to information that is publicly available, received from third parties without a confidentiality requirement, obtained or collected in other ways without a confidentiality requirement, or independently developed by the party without exploiting information received from the other party. 9.4 The provisions of this section 9 remain effective for a period of 5 years after the Agreement's termination, regardless of the reason for such termination. 10. Processing of Personal Data 10.1 IPA performs the processing of personal data within the Service, including such personal data that is entered into the Service by the Customer. Matters concerning the processing of personal data are governed by the data processing agreement entered into between the Customer and IPA. 11. Breach 11.1 If the Customer wishes to invoke deficiencies in IPA's services, this must be done promptly, and regarding consultancy services, including implementation services, no later than 30 days after their delivery. IPA is always entitled to perform re-delivery. 11.2 If one of the Parties significantly breaches the Agreement, and such significant breach is not remedied within 30 days after the breaching Party is informed of the breach by the non-breaching Party, the non-breaching Party is entitled to terminate the Agreement in writing for the future. 12. Liability 12.1 The Parties are liable to each other in accordance with Danish law's general rules with the following limitations. 12.2 IPA's total liability to the Customer can never exceed the fees paid by the Customer to IPA for the use of the Service within the 6-month period prior to the emergence of the claim. IPA is never liable to the Partner for indirect losses, including, but not limited to, lost income, lost revenue, lost expected savings, or lost goodwill. 12.3 The liability limitation stated in section 12.2 does not apply where the liability is due to gross negligence or intent. 13. Force Majeure 13.1 Neither of the Parties is responsible for fulfilling their obligations under the Agreement if non-fulfillment is due to force majeure, understood as circumstances beyond the party's reasonable control, including subcontractors' force majeure, which the party should not have considered at the Agreement's conclusion. If the force majeure situation lasts longer than 30 days, the party not affected by force majeure is entitled to terminate the Agreement without notice. 14. Termination of Agreement 14.1 The Customer is entitled to terminate the Agreement at any time with 12 months' notice after the end of a calendar month. The Agreement can first be terminated after 12 months. Therefore, the total minimum period is 24 months. IPA can terminate the Agreement with at least 12 months' notice to the end of a calendar month. 14.2 Prepaid fees are not refunded upon the Customer's termination of the Agreement. If IPA terminates the Agreement, a proportional share of any prepaid fees is refunded to the Customer corresponding to fees paid by the Customer for access to the Service in the period after the Agreement's termination. 15. Transfer of Data to the Customer 15.1 Upon the Customer's request, IPA assists the Customer at any time with transferring all Customer's data in the Service to the Customer or a designated third party in a commonly used format, facilitating further processing of Customer's data, provided the Customer communicates such requests no later than at the Agreement's termination. 15.2 IPA is entitled to charge for its time spent in connection with data transfer assistance, according to IPA's current hourly rates for such work, plus IPA's incurred costs and is entitled, if deemed necessary, to demand any outstanding amounts paid and possibly require a reasonable prepayment for its assistance before such assistance is provided. 16. Marketing 16.1 IPA is entitled to use the Customer's name and trademark as a reference in its general physical and/or digital marketing materials. 16.2 If IPA wishes to refer potential customers to contact the Customer for reference interviews or meetings, this must be separately agreed. 17. Subcontractors 17.1 IPA is entitled to use subcontractors to fulfill its obligations to the Customer. IPA is responsible for such subcontractor services as for its own. Subcontractors must keep Customer's information confidential, cf. section 9.1. 18. Assignment 18.1 Neither of the Parties is entitled to assign its duties and rights under the Agreement to third parties without the other Party's written consent. Consent for such assignments should not be unjustifiably withheld. However, IPA is entitled to assign its rights and obligations in connection with the complete or partial sale or other corporate restructuring of IPA. 19. Changes to the Agreement 19.1 The Agreement can only be changed by the Parties through a written agreement unless otherwise stated in the Agreement. 20. Dispute Resolution 20.1 If a dispute arises between the Parties based on the Agreement, the Parties must seek to resolve such dispute amicably. If the dispute is not resolved amicably within reasonable time, either Party may seek to adjudicate the dispute by ordinary Danish courts with IPA's legal domicile as the venue. 20.2 The Agreement is governed by Danish law excluding Danish statutory rules on international choice of law.
Dataarbejderaftale
Controlleraftale ifølge artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger mellem brugeren af IPA People Suite og IPA Nordic ApS CVR 40700048 Borgvold 3 8260 Viby J herefter ”databehandleren” som hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne” Har aftalt følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder 2. Præambel Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen). I forbindelse med databehandlerens levering af tjenester til den dataansvarlige behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning. 3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage. 4. Databehandleren handler efter instruks Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. 5. Fortrolighed Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt. 6. Behandlingssikkerhed Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici. Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte: Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32. Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C. 7. Anvendelse af underdatabehandlere Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler). Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 1 måneds varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren. 8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser: overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland behandle personoplysningerne i et tredjeland Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V. 9. Bistand til den dataansvarlige Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III. Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af: oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede indsigtsretten retten til berigtigelse retten til sletning (”retten til at blive glemt”) retten til begrænsning af behandling underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling retten til dataportabilitet retten til indsigelse retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med: den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed (Danmark: Datatilsynet), medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse) den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, (Danmark: Datatilsynet), inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen. 10. Underretning om brud på persondatasikkerheden Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal ske uden unødig forsinkelse og om muligt senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed: karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed. 11. Sletning og returnering af oplysninger Ved ophør af levering af services vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. 12. Revision, herunder inspektion Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation. 13. Ikrafttræden og ophør Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil. Bestemmelserne er gældende, så længe databehandleren leverer services vedrørende behandling af personoplysninger. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af services vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne. Hvis levering af services vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter. Bilag A Oplysninger om behandlingen A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige Formålet med behandling af personoplysninger er afvikling af databehandlerens Tjeneste, som efter aftale stilles til rådighed for den dataansvarlige. I Tjenesten kan der på baggrund af de af den dataansvarlige indlagte oplysninger og brugernes besvarelse af spørgsmål udarbejdes personlighedsanalyser, teamleder, og rollestilsanalyser og variationer heraf. A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen) Udarbejdelse af personlighedsanalyse og opbevaring af disse. Anvendelse af ikke-personhenførbare og anonymiserede oplysninger til statistik og forbedring af Tjenesten A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede Navn, (potentiel) titel, fødselsdato, kontaktoplysninger (bl.a. e-mailadresse) Besvarelse af spørgsmål med henblik på personlighedsanalyse. Personlighedsanalyse A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede Den dataansvarliges administratorer Brugere, som kan være ansatte hos den dataansvarlige eller kandidater til en stilling hos den dataansvarlige eller kandidater til en stilling hos en kunde hos den dataansvarlige. A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed Behandlingen af personoplysninger foretages så længe den dataansvarlige anvender databehandlerens tjeneste. Bilag B Underdatabehandlere B.1. Godkendte underdatabehandlere Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere NAVN CVR ADRESSE BESKRIVELSE AF BEHANDLING skyPIM A/S 21396648 Boulevarden 19E 7100 Vejle Hosting og teknisk drift af Tjenesten. Behandlingsland: Danmark, Tyskland. Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet. Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger C.1. Behandlingens genstand/instruks Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende: Databehandleren skal på baggrund af den dataansvarliges brug af den efter aftale mellem den dataansvarlige og databehandlere indgåede aftale, til rådighed stillede Tjeneste, indsamle oplysninger om den dataansvarlige eller den dataansvarliges brugere, når disse oplysninger indtastes i Tjenesten, og på den baggrund udarbejde personlighedsanalyser til brug for den dataansvarlige, ligesom disse skal opbevares af den dataansvarlige. C.2. Behandlingssikkerhed Sikkerhedsniveauet skal afspejle: At, der ikke er tale om følsomme personoplysninger, men dog oplysninger, som af datasubjekterne, kan opfattes som havende en vis sensitivitet. Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige sikkerhedsniveau. Hvis den dataansvarlige ønsker andre eller yderligere sikkerhedsforanstaltninger gennemført, herunder hvor dette måtte være på baggrund af revision/inspektion, er den dataansvarlige ansvarlig for eventuelt yderligere omkostninger for databehandleren som dette måtte medføre. C.3 Bistand til den dataansvarlige Hvor databehandleren yder den dataansvarlige bistand med opfyldelsen af den dataansvarliges forpligtelser, er databehandleren berettiget til at opkræve vederlag for sådant arbejde, med sin til enhver tid gældende timesats for dette. C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler. C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren/underdatabehandlere Efter anmodning fra den dataansvarlige skal databehandleren for den dataansvarliges regning indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens/underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Der er enighed mellem parterne om, at følgende typer af revisionserklæring kan anvendes i overensstemmelse med disse Bestemmelser: ISAE 3000 revisionserklæring eller anden lignende erklæringstype. Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren/underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt. Databehandlerens og underdatabehandlerens eventuelle udgifter i forbindelse med tilsyn af persondatabehandlingen hos databehandleren eller underdatabehandlere eller fysisk inspektion af databehandlerens eller underdatabehandlerens lokaliteter skal afholdes af den dataansvarlige.
Terms and Conditions
IPA'S TERMS The following terms apply in relation to IPA Nordic ApS ('IPA') services to the Customer. 1. Right of Use 1.1 By entering into an agreement with IPA, the Customer obtains the right of use in accordance with these terms to utilize IPA's service in the agreed-upon version ('Service'). The Customer is entitled—unless otherwise specifically agreed—to use the Service internally within its company, including in situations where the Customer carries out recruitment activities for third parties, as the Customer may give users outside its company, who are candidates for employment in the Customer's business or the business for which the Customer is conducting recruitment, access to the Service in connection with answering questions, cf. section 1.2. 1.2 The Customer is entitled to utilize the Service as presumed and is thereby entitled to provide employees and others ('Customer's Users') access to utilize the Service and related analyses as presumed. Users can be regular users who answer questions for use in the Service or administrators who have access to the cockpit and prepared analyses. 1.3 The Customer's administrators must be employed within the Customer's company and must at all times be certified in the use of the analyses that the Customer has access to via the Service. IPA offers certification in the analyses covered by the Service as indicated on IPA's website or as otherwise informed. 2. Implementation 2.1 IPA or one of IPA's partners performs the implementation of the Service for Customer's use, whereby the Customer can access the Service as agreed upon at the agreed time. 2.2 IPA or IPA's partner is entitled, to a reasonable extent, to make changes to the agreed time for implementation, provided such changes are notified to the Customer. 2.3 The Customer must participate, to the relevant extent, in the implementation, including providing IPA or IPA's partner with necessary and correct information for the implementation and to the necessary extent granting access to IT resources. 3. Operation 3.1 The Service is executed and accessed by the customer online. IPA will strive to keep the Service available to the customer at all times but does not guarantee a specific uptime. 3.2 The Customer is responsible for providing the necessary equipment, applications, and network connections for the use of the Service. IPA informs the Customer of any special specifications for equipment, applications, etc., upon request. 3.3 Access to the Service by the Customer or Customer's Users can be entirely or partially interrupted by IPA without liability: a) if it is necessary to perform maintenance, repair, or updates of the Service. Such interruption of access to the Service is attempted outside regular working hours and will, as much as possible, be notified to the customer as soon as possible, although it may be necessary to interrupt access to the Service without notice, even during regular working hours. b) if there is reason to believe that the usage of the Service by the Customer or Customer's Users is being misused by a third party. Restoration of access can be conditioned on changes to Customer's Users' usernames and/or passwords. c) if actions by the Customer or circumstances the Customer is otherwise responsible for have or are expected to cause damage to the Service, including in relation to other customers or users of the Service, or the Service by IPA reasonably is assumed to be used for illegal purposes. Access to the Service will be restored when such conditions have been clarified to IPA's satisfaction. d) if the Customer fails to comply with the certification requirement for administrators, cf. section 1.3, and the certification requirement has not been fulfilled for 60 days. e) if the Customer defaults on payment to IPA. 3.4 In the event that IPA interrupts the Customer's or Customer's Users' access to the Service, cf. section 3.3, IPA will inform the Customer as soon as possible about this, the reasons for the interruption, and when and under what conditions access to the Service can be restored. Such an interruption does not constitute a breach of the Agreement and does not entitle the Customer to a refund of fees or other claims. 3.5 The Customer is responsible for securing backup of data processed for the Customer in the Service. IPA assists the Customer in creating backups upon separate agreement and assists the Customer with loading data from backups. IPA is entitled to compensation for such work based on IPA's current hourly rates and any costs to third parties. 4. Use of Service 4.1 The Customer is responsible for entering their own data into the Service and ensuring that such data is correct and valid. IPA is not responsible for whether the Service or its use is suitable for the Customer's intended use. This is solely the Customer's responsibility. 4.2 IPA is responsible for ensuring that IPA's service complies with the laws of Denmark. The Customer is responsible for ensuring that its use of the Service, including data processing, is lawful and that all legal requirements in connection with the Customer's use of the Service are met, including in relation to personal data management, as well as any use of the Service with associated usernames and passwords provided to the Customer and Customer's Users. 4.3 The Customer and Customer's Users must always protect their usernames and passwords for the Service. If the Customer becomes aware of or suspects that the access to the Service by the Customer or Customer's Users is being misused, or that a third party is in possession of the usernames and passwords of the Customer or Customer's Users, the Customer must immediately inform IPA. 4.4 IPA is entitled to monitor the use of the Service and use any information within the Service in an anonymous form for the creation of statistics and for Service maintenance. 5. Changes to Service 5.1 IPA is entitled to make changes to the Service and its design. IPA will always strive to inform the Customer of such change with at least 30 days' notice before changes take effect, though in certain cases such notice may not be upheld, including if the notice should be shorter due to security reasons. 5.2 If IPA makes such significant changes to the Service that it can no longer be considered the same service, for example, if fundamental or frequently used functions by the Customer are removed and do not only require a change in usage pattern, the Customer is entitled to terminate the agreement with 30 days' notice and will in such cases receive a proportional refund of any prepaid fees for use of the Service for the period after termination. 6. Other Consultancy Services 6.1 IPA provides consultancy services to the Customer, in addition to implementation services, cf. section 2, as separately agreed. Consultancy services are provided by IPA in accordance with good practice without result responsibility, and the Customer is responsible for ensuring that the consultancy service is suitable for the Customer's intended use. 6.2 Such other consultancy services are considered delivered when IPA informs that the consultancy services are completed as agreed upon or when the Customer begins to use the results of the consultancy service. 7. Prices and Payment 7.1 The Customer pays for access to the Service for a twelve-month period in advance from the time of implementation, unless otherwise specifically agreed. 7.2 Implementation services are invoiced by IPA or IPA's partner upon delivery. Certification services can be invoiced by IPA upon the Customer's order. IPA's other consultancy services are invoiced upon delivery or monthly in arrears. 7.3 IPA's issued invoices are due within 14 days after issuance. In case of late payment, IPA is entitled to charge a default interest of 2% per commenced month. 7.4 IPA maintains any agreed reduced prices for 12 months from the agreement date. After this, list prices as stated in IPA's current price list apply. 7.5 IPA is entitled to change its list prices annually with at least the change in the net price index. Additionally, IPA can change its list prices if such change is due to legal changes, as well as IPA is entitled to change its list prices when such change is due to altered prices for third-party applications or products necessary for the delivery of IPA's service. IPA will notify of any such changes in prices with at least 30 days' notice. 8. Intellectual Property Rights 8.1 IPA holds and retains ownership and all intellectual property rights, including copyrights to the Service and other materials linked to the Service, such as manuals and guides. The Service and other associated materials may contain elements and components for which third parties hold the intellectual property rights. IPA has the necessary rights to make the Service and its associated materials available to the Customer. 8.2 Based on the agreement, cf. section 1, and during its term, the Customer obtains the right of use to the Service and its associated materials as provided by IPA and for the intended purposes. The Customer obtains no rights other than the specified right of use to processes or similar included in the Service. 8.3 The Customer obtains a perpetual right of use to materials produced through the Service based on Customer's data and use of the Service. The Customer is entitled to make changes and reproductions of such material. 8.4 The Customer retains ownership and intellectual property rights associated with data entered into the Service. The Customer grants IPA a non-exclusive, royalty-free right of use to such data for fulfilling the Agreement. 8.5 Regarding consultancy services, including the results thereof delivered by IPA to the Customer, IPA retains ownership and intellectual property rights, respecting Customer's rights and confidentiality. The Customer is granted a right of use during the term of the Agreement to utilize the consultancy services and results thereof for internal use within the Customer's company. 9. Confidentiality 9.1 Each Party must keep the other Party's internal information confidential, including business secrets and agreements between the parties, and must not use or disclose such information for any other purpose than intended in connection with the information provided without the other Party's prior consent. IPA also keeps confidential personal data entered into the Service by the Customer as described in the data processing agreement entered into by the parties. 9.2 Notwithstanding section 9.1, IPA is entitled to hand over Customer's information, including internal information, to IPA's subcontractors to the extent necessary for the delivery of IPA's services to the Customer, provided such subcontractors are subject to equivalent confidentiality. The Parties are also entitled to disclose the other Party's information otherwise subject to confidentiality if this follows a court decision or valid request from an authority. 9.3 The confidentiality provisions of this section 9 do not apply to information that is publicly available, received from third parties without a confidentiality requirement, obtained or collected in other ways without a confidentiality requirement, or independently developed by the party without exploiting information received from the other party. 9.4 The provisions of this section 9 remain effective for a period of 5 years after the Agreement's termination, regardless of the reason for such termination. 10. Processing of Personal Data 10.1 IPA performs the processing of personal data within the Service, including such personal data that is entered into the Service by the Customer. Matters concerning the processing of personal data are governed by the data processing agreement entered into between the Customer and IPA. 11. Breach 11.1 If the Customer wishes to invoke deficiencies in IPA's services, this must be done promptly, and regarding consultancy services, including implementation services, no later than 30 days after their delivery. IPA is always entitled to perform re-delivery. 11.2 If one of the Parties significantly breaches the Agreement, and such significant breach is not remedied within 30 days after the breaching Party is informed of the breach by the non-breaching Party, the non-breaching Party is entitled to terminate the Agreement in writing for the future. 12. Liability 12.1 The Parties are liable to each other in accordance with Danish law's general rules with the following limitations. 12.2 IPA's total liability to the Customer can never exceed the fees paid by the Customer to IPA for the use of the Service within the 6-month period prior to the emergence of the claim. IPA is never liable to the Partner for indirect losses, including, but not limited to, lost income, lost revenue, lost expected savings, or lost goodwill. 12.3 The liability limitation stated in section 12.2 does not apply where the liability is due to gross negligence or intent. 13. Force Majeure 13.1 Neither of the Parties is responsible for fulfilling their obligations under the Agreement if non-fulfillment is due to force majeure, understood as circumstances beyond the party's reasonable control, including subcontractors' force majeure, which the party should not have considered at the Agreement's conclusion. If the force majeure situation lasts longer than 30 days, the party not affected by force majeure is entitled to terminate the Agreement without notice. 14. Termination of Agreement 14.1 The Customer is entitled to terminate the Agreement at any time with 12 months' notice after the end of a calendar month. The Agreement can first be terminated after 12 months. Therefore, the total minimum period is 24 months. IPA can terminate the Agreement with at least 12 months' notice to the end of a calendar month. 14.2 Prepaid fees are not refunded upon the Customer's termination of the Agreement. If IPA terminates the Agreement, a proportional share of any prepaid fees is refunded to the Customer corresponding to fees paid by the Customer for access to the Service in the period after the Agreement's termination. 15. Transfer of Data to the Customer 15.1 Upon the Customer's request, IPA assists the Customer at any time with transferring all Customer's data in the Service to the Customer or a designated third party in a commonly used format, facilitating further processing of Customer's data, provided the Customer communicates such requests no later than at the Agreement's termination. 15.2 IPA is entitled to charge for its time spent in connection with data transfer assistance, according to IPA's current hourly rates for such work, plus IPA's incurred costs and is entitled, if deemed necessary, to demand any outstanding amounts paid and possibly require a reasonable prepayment for its assistance before such assistance is provided. 16. Marketing 16.1 IPA is entitled to use the Customer's name and trademark as a reference in its general physical and/or digital marketing materials. 16.2 If IPA wishes to refer potential customers to contact the Customer for reference interviews or meetings, this must be separately agreed. 17. Subcontractors 17.1 IPA is entitled to use subcontractors to fulfill its obligations to the Customer. IPA is responsible for such subcontractor services as for its own. Subcontractors must keep Customer's information confidential, cf. section 9.1. 18. Assignment 18.1 Neither of the Parties is entitled to assign its duties and rights under the Agreement to third parties without the other Party's written consent. Consent for such assignments should not be unjustifiably withheld. However, IPA is entitled to assign its rights and obligations in connection with the complete or partial sale or other corporate restructuring of IPA. 19. Changes to the Agreement 19.1 The Agreement can only be changed by the Parties through a written agreement unless otherwise stated in the Agreement. 20. Dispute Resolution 20.1 If a dispute arises between the Parties based on the Agreement, the Parties must seek to resolve such dispute amicably. If the dispute is not resolved amicably within reasonable time, either Party may seek to adjudicate the dispute by ordinary Danish courts with IPA's legal domicile as the venue. 20.2 The Agreement is governed by Danish law excluding Danish statutory rules on international choice of law.
Dataarbejderaftale
Controlleraftale ifølge artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger mellem brugeren af IPA People Suite og IPA Nordic ApS CVR 40700048 Borgvold 3 8260 Viby J herefter ”databehandleren” som hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne” Har aftalt følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder 2. Præambel Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen). I forbindelse med databehandlerens levering af tjenester til den dataansvarlige behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning. 3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage. 4. Databehandleren handler efter instruks Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret. 5. Fortrolighed Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt. 6. Behandlingssikkerhed Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici. Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte: Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32. Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C. 7. Anvendelse af underdatabehandlere Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler). Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 1 måneds varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren. 8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser: overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland behandle personoplysningerne i et tredjeland Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V. 9. Bistand til den dataansvarlige Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III. Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af: oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede indsigtsretten retten til berigtigelse retten til sletning (”retten til at blive glemt”) retten til begrænsning af behandling underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling retten til dataportabilitet retten til indsigelse retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med: den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed (Danmark: Datatilsynet), medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse) den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, (Danmark: Datatilsynet), inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen. 10. Underretning om brud på persondatasikkerheden Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal ske uden unødig forsinkelse og om muligt senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed: karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed. 11. Sletning og returnering af oplysninger Ved ophør af levering af services vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. 12. Revision, herunder inspektion Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation. 13. Ikrafttræden og ophør Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil. Bestemmelserne er gældende, så længe databehandleren leverer services vedrørende behandling af personoplysninger. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af services vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne. Hvis levering af services vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter. Bilag A Oplysninger om behandlingen A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige Formålet med behandling af personoplysninger er afvikling af databehandlerens Tjeneste, som efter aftale stilles til rådighed for den dataansvarlige. I Tjenesten kan der på baggrund af de af den dataansvarlige indlagte oplysninger og brugernes besvarelse af spørgsmål udarbejdes personlighedsanalyser, teamleder, og rollestilsanalyser og variationer heraf. A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen) Udarbejdelse af personlighedsanalyse og opbevaring af disse. Anvendelse af ikke-personhenførbare og anonymiserede oplysninger til statistik og forbedring af Tjenesten A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede Navn, (potentiel) titel, fødselsdato, kontaktoplysninger (bl.a. e-mailadresse) Besvarelse af spørgsmål med henblik på personlighedsanalyse. Personlighedsanalyse A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede Den dataansvarliges administratorer Brugere, som kan være ansatte hos den dataansvarlige eller kandidater til en stilling hos den dataansvarlige eller kandidater til en stilling hos en kunde hos den dataansvarlige. A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed Behandlingen af personoplysninger foretages så længe den dataansvarlige anvender databehandlerens tjeneste. Bilag B Underdatabehandlere B.1. Godkendte underdatabehandlere Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere NAVN CVR ADRESSE BESKRIVELSE AF BEHANDLING skyPIM A/S 21396648 Boulevarden 19E 7100 Vejle Hosting og teknisk drift af Tjenesten. Behandlingsland: Danmark, Tyskland. Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet. Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger C.1. Behandlingens genstand/instruks Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende: Databehandleren skal på baggrund af den dataansvarliges brug af den efter aftale mellem den dataansvarlige og databehandlere indgåede aftale, til rådighed stillede Tjeneste, indsamle oplysninger om den dataansvarlige eller den dataansvarliges brugere, når disse oplysninger indtastes i Tjenesten, og på den baggrund udarbejde personlighedsanalyser til brug for den dataansvarlige, ligesom disse skal opbevares af den dataansvarlige. C.2. Behandlingssikkerhed Sikkerhedsniveauet skal afspejle: At, der ikke er tale om følsomme personoplysninger, men dog oplysninger, som af datasubjekterne, kan opfattes som havende en vis sensitivitet. Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige sikkerhedsniveau. Hvis den dataansvarlige ønsker andre eller yderligere sikkerhedsforanstaltninger gennemført, herunder hvor dette måtte være på baggrund af revision/inspektion, er den dataansvarlige ansvarlig for eventuelt yderligere omkostninger for databehandleren som dette måtte medføre. C.3 Bistand til den dataansvarlige Hvor databehandleren yder den dataansvarlige bistand med opfyldelsen af den dataansvarliges forpligtelser, er databehandleren berettiget til at opkræve vederlag for sådant arbejde, med sin til enhver tid gældende timesats for dette. C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler. C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren/underdatabehandlere Efter anmodning fra den dataansvarlige skal databehandleren for den dataansvarliges regning indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens/underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Der er enighed mellem parterne om, at følgende typer af revisionserklæring kan anvendes i overensstemmelse med disse Bestemmelser: ISAE 3000 revisionserklæring eller anden lignende erklæringstype. Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren/underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt. Databehandlerens og underdatabehandlerens eventuelle udgifter i forbindelse med tilsyn af persondatabehandlingen hos databehandleren eller underdatabehandlere eller fysisk inspektion af databehandlerens eller underdatabehandlerens lokaliteter skal afholdes af den dataansvarlige.
Terms and Conditions
IPA'S TERMS The following terms apply in relation to IPA Nordic ApS ('IPA') services to the Customer. 1. Right of Use 1.1 By entering into an agreement with IPA, the Customer obtains the right of use in accordance with these terms to utilize IPA's service in the agreed-upon version ('Service'). The Customer is entitled—unless otherwise specifically agreed—to use the Service internally within its company, including in situations where the Customer carries out recruitment activities for third parties, as the Customer may give users outside its company, who are candidates for employment in the Customer's business or the business for which the Customer is conducting recruitment, access to the Service in connection with answering questions, cf. section 1.2. 1.2 The Customer is entitled to utilize the Service as presumed and is thereby entitled to provide employees and others ('Customer's Users') access to utilize the Service and related analyses as presumed. Users can be regular users who answer questions for use in the Service or administrators who have access to the cockpit and prepared analyses. 1.3 The Customer's administrators must be employed within the Customer's company and must at all times be certified in the use of the analyses that the Customer has access to via the Service. IPA offers certification in the analyses covered by the Service as indicated on IPA's website or as otherwise informed. 2. Implementation 2.1 IPA or one of IPA's partners performs the implementation of the Service for Customer's use, whereby the Customer can access the Service as agreed upon at the agreed time. 2.2 IPA or IPA's partner is entitled, to a reasonable extent, to make changes to the agreed time for implementation, provided such changes are notified to the Customer. 2.3 The Customer must participate, to the relevant extent, in the implementation, including providing IPA or IPA's partner with necessary and correct information for the implementation and to the necessary extent granting access to IT resources. 3. Operation 3.1 The Service is executed and accessed by the customer online. IPA will strive to keep the Service available to the customer at all times but does not guarantee a specific uptime. 3.2 The Customer is responsible for providing the necessary equipment, applications, and network connections for the use of the Service. IPA informs the Customer of any special specifications for equipment, applications, etc., upon request. 3.3 Access to the Service by the Customer or Customer's Users can be entirely or partially interrupted by IPA without liability: a) if it is necessary to perform maintenance, repair, or updates of the Service. Such interruption of access to the Service is attempted outside regular working hours and will, as much as possible, be notified to the customer as soon as possible, although it may be necessary to interrupt access to the Service without notice, even during regular working hours. b) if there is reason to believe that the usage of the Service by the Customer or Customer's Users is being misused by a third party. Restoration of access can be conditioned on changes to Customer's Users' usernames and/or passwords. c) if actions by the Customer or circumstances the Customer is otherwise responsible for have or are expected to cause damage to the Service, including in relation to other customers or users of the Service, or the Service by IPA reasonably is assumed to be used for illegal purposes. Access to the Service will be restored when such conditions have been clarified to IPA's satisfaction. d) if the Customer fails to comply with the certification requirement for administrators, cf. section 1.3, and the certification requirement has not been fulfilled for 60 days. e) if the Customer defaults on payment to IPA. 3.4 In the event that IPA interrupts the Customer's or Customer's Users' access to the Service, cf. section 3.3, IPA will inform the Customer as soon as possible about this, the reasons for the interruption, and when and under what conditions access to the Service can be restored. Such an interruption does not constitute a breach of the Agreement and does not entitle the Customer to a refund of fees or other claims. 3.5 The Customer is responsible for securing backup of data processed for the Customer in the Service. IPA assists the Customer in creating backups upon separate agreement and assists the Customer with loading data from backups. IPA is entitled to compensation for such work based on IPA's current hourly rates and any costs to third parties. 4. Use of Service 4.1 The Customer is responsible for entering their own data into the Service and ensuring that such data is correct and valid. IPA is not responsible for whether the Service or its use is suitable for the Customer's intended use. This is solely the Customer's responsibility. 4.2 IPA is responsible for ensuring that IPA's service complies with the laws of Denmark. The Customer is responsible for ensuring that its use of the Service, including data processing, is lawful and that all legal requirements in connection with the Customer's use of the Service are met, including in relation to personal data management, as well as any use of the Service with associated usernames and passwords provided to the Customer and Customer's Users. 4.3 The Customer and Customer's Users must always protect their usernames and passwords for the Service. If the Customer becomes aware of or suspects that the access to the Service by the Customer or Customer's Users is being misused, or that a third party is in possession of the usernames and passwords of the Customer or Customer's Users, the Customer must immediately inform IPA. 4.4 IPA is entitled to monitor the use of the Service and use any information within the Service in an anonymous form for the creation of statistics and for Service maintenance. 5. Changes to Service 5.1 IPA is entitled to make changes to the Service and its design. IPA will always strive to inform the Customer of such change with at least 30 days' notice before changes take effect, though in certain cases such notice may not be upheld, including if the notice should be shorter due to security reasons. 5.2 If IPA makes such significant changes to the Service that it can no longer be considered the same service, for example, if fundamental or frequently used functions by the Customer are removed and do not only require a change in usage pattern, the Customer is entitled to terminate the agreement with 30 days' notice and will in such cases receive a proportional refund of any prepaid fees for use of the Service for the period after termination. 6. Other Consultancy Services 6.1 IPA provides consultancy services to the Customer, in addition to implementation services, cf. section 2, as separately agreed. Consultancy services are provided by IPA in accordance with good practice without result responsibility, and the Customer is responsible for ensuring that the consultancy service is suitable for the Customer's intended use. 6.2 Such other consultancy services are considered delivered when IPA informs that the consultancy services are completed as agreed upon or when the Customer begins to use the results of the consultancy service. 7. Prices and Payment 7.1 The Customer pays for access to the Service for a twelve-month period in advance from the time of implementation, unless otherwise specifically agreed. 7.2 Implementation services are invoiced by IPA or IPA's partner upon delivery. Certification services can be invoiced by IPA upon the Customer's order. IPA's other consultancy services are invoiced upon delivery or monthly in arrears. 7.3 IPA's issued invoices are due within 14 days after issuance. In case of late payment, IPA is entitled to charge a default interest of 2% per commenced month. 7.4 IPA maintains any agreed reduced prices for 12 months from the agreement date. After this, list prices as stated in IPA's current price list apply. 7.5 IPA is entitled to change its list prices annually with at least the change in the net price index. Additionally, IPA can change its list prices if such change is due to legal changes, as well as IPA is entitled to change its list prices when such change is due to altered prices for third-party applications or products necessary for the delivery of IPA's service. IPA will notify of any such changes in prices with at least 30 days' notice. 8. Intellectual Property Rights 8.1 IPA holds and retains ownership and all intellectual property rights, including copyrights to the Service and other materials linked to the Service, such as manuals and guides. The Service and other associated materials may contain elements and components for which third parties hold the intellectual property rights. IPA has the necessary rights to make the Service and its associated materials available to the Customer. 8.2 Based on the agreement, cf. section 1, and during its term, the Customer obtains the right of use to the Service and its associated materials as provided by IPA and for the intended purposes. The Customer obtains no rights other than the specified right of use to processes or similar included in the Service. 8.3 The Customer obtains a perpetual right of use to materials produced through the Service based on Customer's data and use of the Service. The Customer is entitled to make changes and reproductions of such material. 8.4 The Customer retains ownership and intellectual property rights associated with data entered into the Service. The Customer grants IPA a non-exclusive, royalty-free right of use to such data for fulfilling the Agreement. 8.5 Regarding consultancy services, including the results thereof delivered by IPA to the Customer, IPA retains ownership and intellectual property rights, respecting Customer's rights and confidentiality. The Customer is granted a right of use during the term of the Agreement to utilize the consultancy services and results thereof for internal use within the Customer's company. 9. Confidentiality 9.1 Each Party must keep the other Party's internal information confidential, including business secrets and agreements between the parties, and must not use or disclose such information for any other purpose than intended in connection with the information provided without the other Party's prior consent. IPA also keeps confidential personal data entered into the Service by the Customer as described in the data processing agreement entered into by the parties. 9.2 Notwithstanding section 9.1, IPA is entitled to hand over Customer's information, including internal information, to IPA's subcontractors to the extent necessary for the delivery of IPA's services to the Customer, provided such subcontractors are subject to equivalent confidentiality. The Parties are also entitled to disclose the other Party's information otherwise subject to confidentiality if this follows a court decision or valid request from an authority. 9.3 The confidentiality provisions of this section 9 do not apply to information that is publicly available, received from third parties without a confidentiality requirement, obtained or collected in other ways without a confidentiality requirement, or independently developed by the party without exploiting information received from the other party. 9.4 The provisions of this section 9 remain effective for a period of 5 years after the Agreement's termination, regardless of the reason for such termination. 10. Processing of Personal Data 10.1 IPA performs the processing of personal data within the Service, including such personal data that is entered into the Service by the Customer. Matters concerning the processing of personal data are governed by the data processing agreement entered into between the Customer and IPA. 11. Breach 11.1 If the Customer wishes to invoke deficiencies in IPA's services, this must be done promptly, and regarding consultancy services, including implementation services, no later than 30 days after their delivery. IPA is always entitled to perform re-delivery. 11.2 If one of the Parties significantly breaches the Agreement, and such significant breach is not remedied within 30 days after the breaching Party is informed of the breach by the non-breaching Party, the non-breaching Party is entitled to terminate the Agreement in writing for the future. 12. Liability 12.1 The Parties are liable to each other in accordance with Danish law's general rules with the following limitations. 12.2 IPA's total liability to the Customer can never exceed the fees paid by the Customer to IPA for the use of the Service within the 6-month period prior to the emergence of the claim. IPA is never liable to the Partner for indirect losses, including, but not limited to, lost income, lost revenue, lost expected savings, or lost goodwill. 12.3 The liability limitation stated in section 12.2 does not apply where the liability is due to gross negligence or intent. 13. Force Majeure 13.1 Neither of the Parties is responsible for fulfilling their obligations under the Agreement if non-fulfillment is due to force majeure, understood as circumstances beyond the party's reasonable control, including subcontractors' force majeure, which the party should not have considered at the Agreement's conclusion. If the force majeure situation lasts longer than 30 days, the party not affected by force majeure is entitled to terminate the Agreement without notice. 14. Termination of Agreement 14.1 The Customer is entitled to terminate the Agreement at any time with 12 months' notice after the end of a calendar month. The Agreement can first be terminated after 12 months. Therefore, the total minimum period is 24 months. IPA can terminate the Agreement with at least 12 months' notice to the end of a calendar month. 14.2 Prepaid fees are not refunded upon the Customer's termination of the Agreement. If IPA terminates the Agreement, a proportional share of any prepaid fees is refunded to the Customer corresponding to fees paid by the Customer for access to the Service in the period after the Agreement's termination. 15. Transfer of Data to the Customer 15.1 Upon the Customer's request, IPA assists the Customer at any time with transferring all Customer's data in the Service to the Customer or a designated third party in a commonly used format, facilitating further processing of Customer's data, provided the Customer communicates such requests no later than at the Agreement's termination. 15.2 IPA is entitled to charge for its time spent in connection with data transfer assistance, according to IPA's current hourly rates for such work, plus IPA's incurred costs and is entitled, if deemed necessary, to demand any outstanding amounts paid and possibly require a reasonable prepayment for its assistance before such assistance is provided. 16. Marketing 16.1 IPA is entitled to use the Customer's name and trademark as a reference in its general physical and/or digital marketing materials. 16.2 If IPA wishes to refer potential customers to contact the Customer for reference interviews or meetings, this must be separately agreed. 17. Subcontractors 17.1 IPA is entitled to use subcontractors to fulfill its obligations to the Customer. IPA is responsible for such subcontractor services as for its own. Subcontractors must keep Customer's information confidential, cf. section 9.1. 18. Assignment 18.1 Neither of the Parties is entitled to assign its duties and rights under the Agreement to third parties without the other Party's written consent. Consent for such assignments should not be unjustifiably withheld. However, IPA is entitled to assign its rights and obligations in connection with the complete or partial sale or other corporate restructuring of IPA. 19. Changes to the Agreement 19.1 The Agreement can only be changed by the Parties through a written agreement unless otherwise stated in the Agreement. 20. Dispute Resolution 20.1 If a dispute arises between the Parties based on the Agreement, the Parties must seek to resolve such dispute amicably. If the dispute is not resolved amicably within reasonable time, either Party may seek to adjudicate the dispute by ordinary Danish courts with IPA's legal domicile as the venue. 20.2 The Agreement is governed by Danish law excluding Danish statutory rules on international choice of law.
Kontakt
+45 12 34 56 78 (9-16 CET)
hello@ipanordic.com
Skanderborgvej 213
8260 Viby J
Danmark
CVR: 40700048
IPA Nordic HQ
Skanderborgvej 213
8260, Viby J
Danmark
Benelux
Daalwijkdreef 47
1103 e.Kr., Amsterdam
Holland
Sverige
Globen
121 26, Stockholm
Sverige
Spanien
Carrer del rec 30
08003, Barcelona
Spanien
Mellemøsten
Mahmoud Al-Karmi Gade 10
Amman
Jordan
IPA Nordic HQ
Skanderborgvej 213
8260, Viby J
Danmark
Benelux
Daalwijkdreef 47
1103 e.Kr., Amsterdam
Holland
Sverige
Globen
121 26, Stockholm
Sverige
Spanien
Carrer del rec 30
08003, Barcelona
Spanien
Mellemøsten
Mahmoud Al-Karmi Gade 10
Amman
Jordan
Kontakt
+45 12 34 56 78 (9-16 CET)
hello@ipanordic.com
Skanderborgvej 213
8260 Viby J
Danmark
CVR: 40700048
IPA Nordic HQ
Skanderborgvej 213
8260, Viby J
Danmark
Benelux
Daalwijkdreef 47
1103 e.Kr., Amsterdam
Holland
Sverige
Globen
121 26, Stockholm
Sverige
Spanien
Carrer del rec 30
08003, Barcelona
Spanien
Mellemøsten
Mahmoud Al-Karmi Gade 10
Amman
Jordan